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青木将幸ファシリテーター事務所
更新: 2020年05月23日 10:02 am

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本の紹介マーキー日記
オンラインセッション
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● Zoom初心者のための
     オンライン会議「参加」マニュアル

■■■ Zoomをつかった
  オンライン会議に参加するには?
オンライン会議や研修会の開催が決定したら、
青木や会議主催者からZoomのリンクが送られてきます。

基本的には、
そのリンクをクリックし、
必要なアプリをダウンロードし、
マイクやカメラなど
機器のオーディオ使用許可を出すボタンを押すと、
通話を始めることができます。

■■■ 予習する
Zoomの使い方についてあまり詳しくない方は、
以下の記事がとってもわかりやすいので、
ぜひ、参考にしてください。

(1)パソコンからアクセスする場合
https://zoomy.info/manuals/what_is_zoom/

(2)スマホやタブレットからアクセスする場合
https://zoomy.info/zoom_
perfect_manual/joining/with_smartphone/



■■■ オンラインで話し合うとき、この3つを整えよう
1空間/2機材/3自分

<1> 空間を整える

インターネットがなるべく良好につながる空間を
確保しましょう。

自分が声を出せる個室がベターです。

移動中など、
車でコンビニに横付けしてwifiをかりることもあります。
どうしても同じ空間に人がいる時は、
音声のかぶりやハウリングを避けるため、
なるべく距離をとりましょう。

おなじ回線から同時に何人もつないでしまうと、
動作が極端に遅くなることがあります。
なるべく分散して
インターネットにつながる空間を選びましょう。

同じ空間に、家族や同僚がいる場合は
「○時から○分ほどオンライン会議をしている」
「あまり大きな音をださないでね」
「緊急時以外はメモをはさんでね」
などなと、あらかじめ伝えておきましょう。

部屋が暗すぎたり、逆光が強すぎたりすると、
お互いの表情が見えないです。
なるべく明るい部屋にしておきましょう。

あんまりお部屋が汚いのもちょっとあれなので、
これをきっかけに掃除をしてもいいでしょう。

部屋の背景をかくす
『バーチャル背景』の機能を使いたい方は、
調べてみて、試しておいてください。

子育て中の家庭の場合、
小さなお子さんを抱いて出席するなんて場合も
あろうかと思います。
あるいは、
カフェやオフィスの自席など
回りに他の人がいるところで
接続する場合もあるでしょう。
その場合は、
自分が発言するとき以外、
マイクをオフにしておいて(ミュート)、
自分がしゃべるときだけミュートを解除することで、
周囲の声を会議参加者全員に聞かせないですむようになります。

どうしても自分のお顔が見せられない場合は、
あらかじめ主催者に
「顔なし参加、耳だけ参加でもいいですか?」
と伝えてみましょう。


<2> 機材を整える
Zoomにつながるには、基本的に、
カメラつきパソコンか、タブレットか、スマホが必要です。
以下、詳細。
https://zoomy.info/zoom_perfect_manual/joining/

はじめてZoomにつながる方や、慣れていない方は、
自分がどんな機材でつなごうとしているか、
主催者に伝えておいてもいいでしょう。
「iPhone7でつなぎます」
「2018年に買ったサーフェスでつなぎます」
などなど。

使う機材によって
お顔の見え方やボタンの位置が変わります。

パソコンにカメラがついてない方は、
WEBカメラを購入して、接続しておくといいでしょう。
3000円ぐらいからあります。
カメラがないと、自分のお顔が相手に見えません。

音声が聞き取りにくいときのために、
イヤフォンやヘッドセットはあるとベターです。

僕は、iPhoneを買った時についてきた
純正イヤフォンで問題なく使えています。
こういうのでもあります。
1500円ぐらいで買えます。

スマホやタブレットの場合、
事前にZoomのアプリをダウンロードしましょう。

パソコンからつなぐ方も、
アプリをダウンロードしておくとベターです。
「ブラウザから参加」という機能も最近つきましたが、
使える機能がとても制限されるので、
あまりオススメしていません。

慣れていない方は、
事前にマイクとスピーカーのテストができます。
初めての人はやっておきましょう。
以下はパソコン版のテスト方法です。
https://zoomy.info/
zoom_perfect_manual/pc_buttons/
mute_unmute/test_of_speaker_mic/


オンラインで話し合う10分前には機材を立ち上げて、
良好に動くかどうかチェックしておきましょう。

機器のカメラの位置は、
目線と同じくらいの高さを目指すとベターです。
机においたスマホやノートパソコンだと
カメラが手元の高さになって、
下から見上げる映像になりがちですが、
少し機材を上にあげると目の位置に近くなるので、
お互いの表情が見やすくなります。

スマホなどで接続する方は、
アラームや電話や通知音が
たくさん鳴らない設定にしておくと、
あせらなくてよいでしょう。

スマホやパソコンなどは充分に充電しておき、
電源とつないでおきましょう。
バッテリーの消耗は、かなりはげしいです。

あまりに機材やOSのバージョンが古いと、
オンラインでうまく話せないことがあります。
可能であれば
OSのバージョンを最新にしておきましょう。

※うまくつながらない時は?
→パソコンやiPhoneを再起動したり、
いまいちなwifiを見捨てて、
ドコモやソフトバンクの回線に切り替えたりすると
上手くゆく場合もあります。
ビデオを停止して音声のみにすると負荷が減って、
少しましになることもあります。

※途中で落ちたり、画面が止まってしまったときは?
一度パソコンを再起動して、
もう一度つなぎなおすと入れることが多いです
とくに最近は利用者が増えて、
ブレイクアウトルームという機能をつかうときに、
やや落ちやすいようです。

※意外と使えるツールとしては?
手元に、A4サイズの白紙や
ミニホワイトボードとマーカーを用意してみましょう。
伝えたいキーワードや図をその場で書いて相手みせると、
効果的です。
デジタルの時代こそ、アナログの力を。


<3> 自分を整える
まずは深呼吸をして落ち着きましょう。
オンライン会議に慣れていないひとにとっては、
接続するだけで、けっこう一苦労です。ごくろうさま!

それなりに集中して話し合うことになるので、
喉がかわいたりします。
手元に飲み物などを寄せておいてもいいでしょう。

自分がこのオンラインセッションで話し合いたいこと、
相談したいことなど、伝えたいことは何か?を、
メモで書き出しておきましょう。
ふだんのミーティングでもそうですが、
各自がこれをやっておくだけで生産性があがります。

両足が地面につくように、
しっかり座れる椅子を用意しましょう。
丹田や子宮に意識を向けて、心落ち着けてはじめると、
相手の声もスッキリきけて、
自分が本当に伝えたいことも、言いやすくなります。


■■■ おわりに
オンラインでの話し合いは、普段の会議とちがって、
それぞれ離れたところにいることが前提です。
集中力も、もって90分が限界ともいわれています。
なので、お互いに「さぁ、この時間を大事に過そうね」
という心合わせが大事になります。

また、どんなの事前に準備しても、
通信環境や、予期せぬ機材トラブルで、
つながらないこともあります。
その場合は、
とても残念ですがいったん気持ちを切り替えて、
「あ、こういう日じゃなかったんだな!」
とあきらめて、
自分ができることに専念してもいいでしょう。

それでは皆さま、
オンラインで、ご無事にお目にかかれますことを!




青木将幸ファシリテーター事務所
青木将幸・青木京

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